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航空工业各单位差旅平台使用经验分享

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核心提示: 航空工业成飞、庆安、导弹院、中航技、各单位差旅平台使用经验分享。

航空工业成飞

在差旅平台推进前期,经分析发现,航空工业成飞原有的差旅管理模式存在一定的短板。经过对差旅平台一年半的运行和改进,得到了公司及职工的认可,也积累了一些推进经验:

发挥地域优势,争取航司优惠。在集团公司统一安排下,积极与四川航空进行洽谈,签署优惠协议,将优惠政策投放至平台,进一步扩大了优惠政策的受众面。

实现服务商垫资,增设管控措施。2017年8月,成飞开放“公司支付”的方式,实现了服务商全面垫资,职工无须再垫资购买机票,同时设置审批环节以防范财务风险。

采用低价控制措施,持续降低差旅成本。2018年3月,成飞采取RC(Reason Code)低价控制措施,即系统会对比职工预计出行时间的前后一小时内的航班价格,并推送时段内的最低价供选择,职工未选择推荐航班,则需要说明原由。采取RC控制后,2018年一季度的机票折扣较去年同期下降了5%~14%,进一步为公司节约差旅成本。

兼顾因公因私,惠及成飞职工。成飞借助集采优势,职工因私出行(自行支付)的机票预订价格同样享受大客户政策优惠,方便员工因私出行,增强了职工的归属感,提升了满意度。

对内调研对外约谈,加强过程管控。成飞在推进差旅平台的过程中,多次收集职工意见及建议,不断改善用户体验感。对外定期分析差旅数据,查找管理短板,主动约谈服务商,提出整改意见并督促落实。

航空工业庆安

为保障差旅平台的顺利推进,航空工业庆安专项小组经过反复研讨,运用故障树方法,对推进过程中的风险点进行了识别,并制定了管控措施,策划并开展了详实的培训宣贯,重点讲解了该项工作的重要意义,让广大员工认识到差旅平台的优点。

庆安站在员工角度,围绕业务办理全流程,对员工可能面临的疑惑进行解答,将相关管理措施纳入管理制度,并编写了《航空工业庆安差旅平台常见问题解答》,用易读易懂的问答形式,对员工的一些疑惑做了释读。类似此类风险,庆安共识别了3类12项,并针对性地制定了管控措施,在后续推进工程中,这些风险均得到了有效规避,差旅平台在庆安迅速推进到位且运行平稳。

在差旅平台尚未推出国际机票采购业务的当前阶段,为规范国际机票采购管理,全面提升差旅管理水平,庆安按照集中管控思路,制定了过渡阶段国际机票采购管理办法,对国际机票采购也实行了集中管理。

航空机票集中管控是整个差旅管控的桥头堡。庆安将以机票管控为抓手,总结经验,筹划整个差旅管控,后续不光是航空机票管控,包括公务用车、酒店住宿等也将逐步进行集中管控,实现差旅管理精准高效、规范透明、降本增效的目标,以差旅管控成效促进公司持续健康发展。

航空工业导弹院

航空工业导弹院精心策划差旅平台实施方案,成立“差旅专员+差旅助理”的保障体系。差旅专员、财务专员和人力专员共同负责差旅平台的运行管理,维护单位、职工账户信息,对接中航金网和服务商工作;各部门差旅助理负责管理部门账单,协助职工反映解决平台使用问题。广泛征求职工意见建议,设置确认函打印点,提供便捷条件,定期举办差旅平台使用培训,有效促进职工转变购票习惯,尽早尽快地推广差旅平台。

在试用阶段,将差旅平台与其他购票平台进行对比,总结了差旅平台价格优势:差旅平台上可供选择的折扣机票较其他平台多;可以植入差旅政策,设置航班、机票选择规则;机票紧张情况下,差旅平台协议价低于市场价;协议价机票改签、退票收费低或者免费。

在平台订票流程中嵌入控制策略,提倡节约意识,引导职工做出节约成本的选择,首先应做到出差任务和行程明确后再订购机票,如行程临时变化,可以通过改签到出行日期,或者挂票再使用,从而降低差旅成本。

中航技

提高效率,发挥了大数据对中航技管理的支持作用。在上线前,中航技IT部门、财务部、中航金网三个团队细致开发,实现了与财务信息系统的对接,机票系统中的数据,按照对应的组织结构和成本中心,在账单确认后自动导入财务信息系统,实现了中航技差旅费核算的精准、高效。

强化分析,助力公司降本增效。上线后,中航技与中航金网沟通,在平台固定的分析模板基础上,合作开发差旅分析报告内容,以满足中航技定制化的差旅分析报告需求。报告除了中航技整体采购量、退改签情况、航线等情况外,新加入了成本中心维度和费用节约计算方法,避免其他单位单一计算的分析,使得报告更加立体化、精细化,为中航技费用节省和考核提供支持。

精准上线,实现费用节约的细化管理。在中航技使用APP平台进行航班查询时,与其他单位不同,平台会显示查询时间前后一小时的所有航班,并优先排列两小时内最低票价。这样操作,既符合中航技业务特点,确保实现平台上线后使用的不僵化,也能够在确保满足差旅需求的前提下,为出差人员提供更好的服务,并实现差旅费用的监控和节约。

加强培训,建立优秀的企业差旅文化。APP使用初期,一些员工不太习惯。针对此问题,中航技开展了多次针对性培训,并设置专人为员工的使用问题答疑解惑。此外,每个月与中航金网、服务商召开例会,举一反三,解决上线后遇到的实际问题,确保问题不再发生。

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责任编辑:实习编辑 韩婉洁
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